Ефективно планиране и организация на работния ден: методи, правила и защо е важно. Как да планирате време, за да свършите всичко Какво трябва да планирате

Може би сте изправени пред проблем, опитвайки се да разберете живота си, или може би просто искате да организирате деня си. Така или иначе ще трябва да направите план. Всъщност не е толкова сложно. Малко усилия, творчество, правилните средства, и можете правилно да подготвите план и да започнете да постигате целите си.

стъпки

Планиране на деня ви

Вземете лист хартия.Можете да пишете в бележник, бележник или да създадете текстов документ на вашия компютър, което ви е по-удобно. Напишете списък с неща, които трябва да се направят този ден, включително планирани срещи. Какви са целите ви за деня? Искате ли да включите време за упражнения или релакс? Какво непременно трябва да направите?

Създайте график за себе си.Колко време ви трябва, за да завършите първата си задача, проект или задача? Избройте всички задачи, като започнете от първата, и планирайте задачите за деня час по час. Не забравяйте да включите срещи, ако са планирани. Разбира се, всички различни планове, така че не можем да ви дадем универсален график. Като цяло планът трябва да изглежда така:

9:00–10:00: елате на работа, проверете имейл, отговорете на писма.
10:00–11:30: среща с Олег и Наташа.
11:30–12:30: Проект №1.
12:30–13:15: обяд (здравословно хранене).
13:15–14:30: преглед на проект №1, среща с Александър за обсъждане на проект №1.
14:30 - 16:00: проект № 2.
16:00 - 17:00: стартирайте проект №3, подгответе материали за утре.
17:00 - 18:30: напуснете офиса, отидете до фитнеса.
18:30 - 19:00: закупуване на хранителни стоки на път за вкъщи.
19:00 - 20:30: приготвяне на вечеря, почивка.
20:30: отидете на кино с Дима.

Пренасочвайте вниманието си към нещо друго почти всеки час.Важно е да отделите малко време, така че след всяка задача да можете да преглеждате колко ефективни сте били през това време. Вижте дали сте изпълнили всичко, което трябва да направите. След това си дайте момент за почивка: затворете очи и се отпуснете. По този начин можете ефективно да преминете към следващата задача.
- Ще отложите някои задачи и ще се върнете към тях по-късно. В такива случаи не забравяйте да запишете къде сте спрели.
Прегледайте деня си.Когато по-голямата част от деня свърши, прегледайте колко добре сте успели да се придържате към плана си. Успяхте ли да завършите всичко, което искахте? Къде сбъркахте? Какво проработи и какво не? Какво ви разсея и как можете да го предотвратите в бъдеще?
- Не забравяйте, че постигането на някои цели може да отнеме дни или дори седмици, което е напълно нормално. Мислете от гледна точка на малки подточки.
Планиране на живота

Оценяване на вашите собствени роли
1. Определете какви роли играете в живота.Всеки ден играем различни роли (от ученик до син, от художник до моторист). Трябва да помислите какви роли играете в живота в момента.
  - Тези роли могат да включват пътешественик, студент, дъщеря, писател, художник, работник, турист, внук, мислител и т.н.
2. Определете какви роли искате да играете в живота си.Много от тези бъдещи роли може да са същите като тези, които имате в момента. Това са съществителните, с които искате да се идентифицирате в края на живота си. Помислете за ролите, които играете в момента. Има ли сред тях такива, които ви отегчават много? Ако да, тогава те не трябва да се играят повече. Избройте ролите в ред от най-малко важни. Това ще ви помогне да определите какво наистина цените в живота и какво е най-важно за вас. голяма стойност. Но не забравяйте, че този списък може да се промени значително, тъй като вие също непрекъснато се развивате.
  - Вашият списък може да изглежда по следния начин: майка, дъщеря, съпруга, пътешественик, духач на стъкло, учител, доброволец, турист и т.н.
3. Трябва да разберете защо искате да играете ролите, които искате.Изборът на роля е чудесен начин да откриете призванието си, но причината да искате да изиграете роля е нейното значение. Може би искате да станете доброволец, защото искате да допринесете за решаването на проблеми, които са очевидни за вас. Или може би искате да станете баща, защото искате да дадете на децата си прекрасно детство.
  - За да определите целта на вашата роля, можете да си представите вашето погребение (това може да изглежда ужасно, но работи добре). Кой ще дойде при тях? Какво бихте искали хората да кажат за вас? С какво искаш да те запомнят?
Поставяне на цели и планиране
1. Поставете си големи цели, които искате да постигнете през целия си живот.Как искате да се развивате? Какво се опитваш да постигнеш? Мислете за това като за списък с неща, които искате да постигнете в живота си, преди да умрете. Това трябва да са цели, които наистина искате да постигнете - не тези, които мислите линеобходимо. Понякога е по-лесно да формирате категории цели, за да ги направите по-лесни за представяне. Тези категории включват следното (разбира се, не само тях):
  - Кариера/призвание; пътувания; семейство/приятели; здраве; пари; знание/интелигентност; духовен свят.
  - Ето някои примери за цели (по реда на категориите, изброени по-горе): публикуване на книга; посетете всички континенти; сключват брак и отглеждат деца; отслабнете с 10 кг; печелете достатъчно пари, за да изпратите децата си в университет; придобиване на магистърска степен по филология; научете повече за будизма.
2. Поставете си конкретни цели и задайте конкретни дати за постигането им.Сега, когато имате житейски цели като цяло, поставете си конкретни цели. Тоест, определете датите, до които трябва да ги постигнете. Ето примери за по-конкретни цели от предишния параграф:
  - Изпратете своя ръкопис до 30 издателства до юни 2020 г.
  - Пътуване до Южна Америкапрез 2020 г. и до Азия през 2021 г.
  - До януари 2020 г. отслабнете до 55 кг.
3. - Вашата цел е да отпечатате книгата си и да изпратите ръкописа си на издателите до ноември 2020 г. На този етап вече сте написали половината от него, но не сте напълно сигурни, че ви харесва.
4. Решете как ще постигнете целите си.Какви стъпки ще трябва да се предприемат, за да се постигне това? Оценете ги и ги запишете. Нека продължим примера за издаване на книга:
  - От сега до ноември 2020 г. трябва да: A. Прочетете отново първата половина на книгата. Б. Завършете книгата. B. Повторете частите, които не харесвате. Г. Коригирайте граматически, пунктуационни и правописни грешки. Г. Дайте книгата на няколко критици, които познавате, и поискайте отзиви. Д. Определете кои издатели биха искали да публикуват вашата книга. E. Изпратете своя ръкопис.
  - Когато запишете всички стъпки, кое ще бъде по-трудно и кое по-лесно за изпълнение. Може би някои стъпки трябва да бъдат разделени на още повече подстъпки.
5. Запишете всичките си цели стъпка по стъпка.Можете да направите това във всеки удобен за вас формат: ръчно, на компютър, рисувайте и т.н. И така - честито! Току-що сте направили план за живота си!
  
  Прегледайте и коригирайте плана си.Както всичко на този свят, животът ви ще се промени заедно с вашите цели. Това, което е било важно за вас на 12, може да не е толкова важно на 22 или 42. Нормално е да промените плана си за живот: това показва, че вие самите разбирате промените в живота си и се адаптирате към тях.
План за решаване на проблеми

Дефиниране на проблема
1. , наистина може да ви извади от равновесие. Но можете да приложите същия подход към тях: запишете всичко по приоритет и направете план.Трябва да знаете какви резултати се надявате да получите от решаването на проблема.
  - Каква цел искате да постигнете, като го премахнете? Може да се надявате на повече от един резултат. Съсредоточете се върху постигането на целта, останалото ще дойде след това.
2. Например целта ви е да подобрите оценката си по математика поне на 4. Заедно с това се надявате, че когато подобрите оценката си, майка ви ще ви пусне да карате ски.Определете какви действия предприемате, които причиняват проблема.
  - Какви навици допринасят за неговото развитие. Отделете малко време и вижте какво правите погрешно.
3. Задачата ти е 3 по математика. Вижте какво правите, което причинява проблема: говорите много със съседа си в клас или не си пишете домашните вечер, защото наскоро сте се записали за футбол и всичко, което искате след тренировка във вторник и четвъртък е да вечерям и да си лягам. Помислете каквовъншни факториОсвен вашите собствени действия, които могат да причинят проблем, външни фактори също могат да го причинят. Помислете какво може да бъде.
  - Имате 3 по математика и това трябва да се коригира. Може би това, което ви спира е, че не разбирате наистина материала, а не това, което казвате в час. Може би никога не сте били добри в алгебрата. В крайна сметка наистина не знаете къде да потърсите помощ.
Намиране на решения и съставяне на план
1. Дефинирайте възможни решениявашият проблем.Можете просто да ги запишете на лист хартия или да използвате специални техники, като например да направите асоциограма. Каквото и да изберете, намерете решения за коригиране на собствените си действия, както и премахване на външни фактори, които допринасят за развитието на проблема.
  - Как да не говорите със съседа си по бюрото: А. Седнете далеч от него. Б. Кажете му, че сте много нисък рейтингпо темата и трябва да обърнете внимание. В. Ако имате писмена задача, помолете учителя си да ви премести, за да можете да се концентрирате по-добре.
  - Как се прави домашна работапротивно на обучението: А. Направете част от домашните си през обедната почивка или когато имате свободно време през деня, за да не се налага да правите всичко вечер. Б. Направете си график и го спазвайте стриктно: след часа ще вечеряте и след това ще си напишете домашните. След като приключите, можете да гледате един час телевизия като награда.
  - Какво да правите, ако не разбирате алгебра. А. Помолете съученик да ви обясни какво не разбирате (само ако нищо не ви разсейва). Б. Помолете учителя си за помощ. Приближете се до него след урока и попитайте дали бихте могли да се срещнете с него някой път, тъй като имате въпроси относно домашна работа. Б. Свържете се с преподавател или се запишете за подходящи курсове.

Кой от нас не се е чудил коя е най-голямата ценност? Доста често мненията се различават по този въпрос. Някои смятат, че е информация, други смятат, че е време. Въпреки че съвременното обществоима достатъчно възможности да спести време, но по някаква причина просто не достига време. И веднага на ум идват мисли: „Защо технически прогресжестока шега ли си прави?“, „Как да имаш време да свършиш всичко и то добре?“, „Как да разпределиш и планираш деня си, за да се облекчиш поне частично?“ Много е просто. Просто трябва да се научите как да планирате времето си правилно.

Правила, които трябва да следвате, ако искате да направите всичко

За да сте в крак с всичко и да имате време да се отпуснете, трябва:

разработете конкретен план;
приоритизирайте второстепенни по важност въпроси, без да ги оставяте за по-късно;
не харчи работно времепилее се за ненужни неща;
ежедневно анализирайте изпълнените задачи;
в зависимост от важността, правилно разпределете приоритетите;
поддържа ред;
развийте силата на волята за следване на нови навици.

Как да се научите да планирате деня си: етапи на планиране на времето на мениджъра

Изглежда, че не е трудно правилно да се разпредели работното време и да се определи последователността на ежедневната работа, но не всеки може да направи това. Ако ви хрумнат мисли как да правите важни неща навреме и да не се уморявате, важно е да се научите как да планирате и управлявате времето правилно. Правилно изготвеният дневен план играе важна роля тук.

Не забравяйте за такъв важен фактор като ограниченото време. Времето не може да бъде спряно, променено или върнато, което означава, че същото важи и за работата, бизнеса и живота ни като цяло.

Има следните етапи на планиране на работното време:

развиване на дисциплина (да се научите да контролирате деня си е важна задача за успешния лидер);
определяне на степента на важност на въпросите (разрешено е да се планират не повече от 3 спешни дела на ден);
рационално разпределяне на задачите на важни, спешни, лесни, прости, незначителни;
изготвяне на поетапен работен план;
освобождаване от прости, малки, лесни задачи, които отнемат по-малко от 10 минути за изпълнение (разтоварване на следващите дни);
отказът на мениджъра да извършва дейности, които „крадат“ време (гледане на телевизионни сериали, прекарване на много часове в комуникация в социалните мрежи, излизане с приятели);
определяне на всяко нещо в къщата и на работа неговото място;
отървете се от работния боклук (10 минути на ден са достатъчни, за да сортирате документи и да изхвърлите ненужни неща);
избор на хоби за свободното време.

За да не загубите приятели и правилно да спестите време, трябва да следвате правилото: посещавайте страници в социалните мрежи 2 пъти седмично, отделяйте почивните дни за срещи с приятели, планирайте лични срещи предварително, намалете времето на „празен“ телефон разговори до 15 минути на ден.

Как се прави план за работа

Плодотворно планиране е възможно, ако се придържате към следната последователност на работа:

Определете цели и задачи, въз основа на които да разработите работен план. То може да бъде краткосрочно (за седмица) или дългосрочно (за месец, тримесечие, година).

Внимание: Успешният лидер не може да се отклони нито крачка от плана. Можете да правите корекции в него, например да разменяте задачи, дни на важни срещи, да планирате събития в различно време, но при никакви обстоятелства не трябва да ги променяте радикално.

Разпределете задачите и определете срокове за тяхното изпълнение. Важно е да се научите първо да изпълнявате задачи, които имат ограничена времева рамка и такива, които изискват много усилия. След това можете да планирате средносрочни задачи и работа, която изисква завършване стандартни функции. Работата с ниска стойност трябва да се извършва последна.

Задължително маркиране на спешни въпроси, възникнали в навечерието на изпълнението във вашия дневник или календар (позволява на мениджъра да успее да направи всичко навреме, без да пропуска важни точки).

Анализ на всички задачи, намаляване на списъка със задачи (доколкото е възможно).

За да разтоварите деня си е важно:

Спазвайте ограничението за изпълнение на задачи: не повече от 3 спешни, не повече от 10 общо на ден.
Когато планирате, се придържайте към изпълнение на сложни задачи в по-благоприятно време, за предпочитане през първата половина на деня, и изпълнение на лесни задачи в края на работната смяна.
Не изпълнявайте следващата работа, без да сте завършили предишната (важно е да планирате задачите стъпка по стъпка, като изпълнявате предварително договорените).
Не оставяйте недовършени задачи, не ги отлагайте за следващия работен ден.
Ако все още има неизпълнени задачи, препоръчително е да ги отбележите в календара на важните задачи, където специално ги отбелязвате. Ако една и съща задача „живее“ стабилно в дневника няколко дни подред, струва си да помислите как да я откажете или просто да я прехвърлите на друг човек, който я изпълнява.

Тайните на рационалното планиране

Можете да планирате деня си правилно, като:

оценка на работния план, коригиране на задачите, създаване на дневна рутина;
наблюдение на изпълнението на задачите, елиминиране на едновременното изпълнение на няколко задачи (в противен случай съществува риск от ниска производителност);
изпълнение на започнати задачи;
премахване на пречките, които пречат на мениджъра да изпълни възложените задачи, отвличат вниманието и засягат плановете;
редуване на работа с почивка;
анализ на планирането на времето;
непрекъснато подобряване на резултатите от работата ви.

Тайните за спестяване на време за мениджър

Важно е да комбинирате подобни задачи, например комбинирайте преговори, сортирайте кореспонденция, отговаряйте на имейли.
Създаването на спокойна среда е също толкова важно. Това е необходимо, така че нищо да не ви отвлича от работата.
Ограничаването на работното ви време ще ви помогне да избегнете непродуктивни резултати от бизнес срещи.
Способността за приоритизиране е важен показател за рационалност и последователност на делата, което влияе върху постигането на поставените цели.
Извършването на изключително важни неща позволява на мениджъра да постигне високи резултати в работата си.
Разпределянето на задачите между служителите ще ви помогне да спестите значително време.
Работата стъпка по стъпка е не по-малко важна. Много по-лесно е да се придвижите към целта си, ако се изкачвате по стълбата, започвайки с малки неща и достигайки големи висоти.
Воденето на дневник на важните задачи ще помогне да се елиминира припокриването на някои задачи с други и натрупването на задачи в края на месеца.
По-добре е да вземете важни решения сутрин. По този начин можете да създадете усещане за успех през целия си работен ден.
При изготвянето на планове и графици е важно да се вземе предвид истинското ниво на работоспособност, тъй като именно то влияе върху крайния резултат от работата.

Когато срещнем успешни многостранни личности, въздъхваме и вдигаме рамене: как тези хора успяват да направят всичко? Будни ли са? Техният вълшебен часовник има два пъти повече деления? Може би те са просто специални?

Да и не. Разбира се, идеята за магически часовник е научна фантастика, това е сигурно. Но по правило хората, които организират ефективно деня си, всъщност не лежат в леглото половината ден - достатъчното сън за тях е въпрос на техника, тайната е в рутината. И този режим, мразен от ученическите години, или по-скоро неговата по-гъвкава и интересна разновидност - управление на времето- прави ги специални. Усвоил трикове, които да ви помогнат да планирате времето си, а с помощта на самоконтрол и дисциплина всеки от нас е способен.

Не можете да разтягате времето. Така че промени себе си

Свикнали сме да считаме времевия натиск (от немския Zeitnot, „проблем с времето“), постоянната липса на минути, часове и дни, като синоним на търсене, нужда и заетост. Работя ден и нощ, шия се, нямам абсолютно никакво време, нямам време за нищо! Признайте си, често тези думи се превръщат в някакъв параван, щит, средство за защита от дискомфорт реалния живот. И „ахолиците на времето“ не очакват нищо добро от нея, въпреки че отлично разбират, че е невъзможно да издържат на постоянно натоварване за дълго време; поведението и психиката се променят необратимо. И, честно казано, „нещата не минават през покрива“. За да направите нещо замислено и с душа, трябва да спрете от време на време и да се огледате. В ежедневния безкраен галоп на времевия натиск не можете да намерите минута за тази процедура.

Тъжно, но факт: днес много големи компании използват варварската политика на „прегаряне“ на персонала за своите корпоративни цели. Свежият служител се зарежда най-малкото; той остава на мястото си точно докато работният му ентусиазъм изсъхне и непрекъснатият натиск във времето изсуши мозъците му. Как да разпознаем такива работодатели и какво да правим с тях е тема за отделен разговор, но днес ние споделяне на тайните за планиране на деня ви. Тези трикове ще ви позволят да погледнете по различен начин на работния си процес и да го промените към по-добро.

Започнете сега. И не спирайте!

Планирайте времето си, за да свършите повече, всъщност не е трудно. Има два основни постулата, изненадващо банални. Първият е, ако искате да оптимизирате деня си, просто започнете да го правите. Опитайте го различни стратегиив съответствие с вашия характер, сфера на дейност, обстоятелства. Някои от нас се нуждаят от стегнат график (поне в началото), докато други се нуждаят само от малки корекции в ежедневието и навиците си. Втората „публична тайна“ е това управление на времетоТова не е хапче, което просто трябва да преглътнете веднъж и да се излекувате завинаги от небрежността и неточността. Това е ежедневна упорита работа, усилията за нейното изпълнение са пряко свързани с успеха на резултата. И не забравяйте, че ви съди най-заинтересованият съдия и зрител – вие самите. Следователно „мрежата“ няма да работи.

Управлението на времето е цяла философия за развиване на умения и използване на устройства и техники, които ви позволяват да планирате времето си и да го използвате рационално за постигане на целите. Първоначално управлението на времето е разработено от американски изследователи за подобряване на производителността, но практиката показва, че подреждането на циферблата на часовника е от полза и за личния ви живот.

Днес са известни и активно използвани стотици техники за управление на времето и този списък непрекъснато се разширява. Съвременните стратегии за планиране на времето се основават на използването на часовници и будилници, всякакви дневници, „листове със задачи“ и организатори, компютърни програми за планиране на деня, разпределение на приоритети и мотивации, използване на естествените ритми на човешкия живот, които пречат на ефективното използване на времето (най-често срещаният от тях е синдром на отнемане, „оставяне настрана“).

със сигурност управлението на времето е цяла наука, което не е изненадващо - коригирането на дефекти винаги отнема много повече време, отколкото тяхното придобиване. Ако се интересувате от тези техники, можете да ги изучавате и тествате сами - особено след като е невъзможно и безсмислено да се говори в една тема за това как да се научите да планирате деня си от гледна точка на управлението на времето. Но има някои трикове, които можете да започнете да използвате точно сега, за да направите работния си ден по-ефективен.

Искате ли да се научите как да планирате деня си и да спрете да губите ценно време? Опитайте първо това:

Направете място за това, което е важно

Всеки ден се състои от много неща - малки и големи, важни и не толкова важни, спешни и трайни. За да се научите как да планирате времето си, трябва да наточите въображаем скалпел до блясък, което ви позволява да отделите приоритетните задачи от неприоритетните. Разбира се, това не означава, че можете да забравите за малките и по-малко важни неща - не, те също трябва да се правят, но заслужават внимание пропорционално на размера си. Често срещана грешка е „за по-лесно“ да се направи първо това, което е по-просто и... ненужно. Какво получаваме в резултат? Имитация на дейности и нерационално използване на времеви резерви, необходими за изпълнение на важни задачи. Бъдете наясно какво се случва - отдайте важни и трудни неща като приоритет.

Бръсначът на Окам наобратно

Но за да не ви плашат големите и сериозни неща, има следния трик: за да планирате правилно времето си, те трябва да бъдат разделени на няколко по-малки. Тогава „етапите на дългото пътуване“ могат да се редуват с по-малко важни задачи, като в същото време управлява много и.

„Свийте“ това, от което живеете

Във всеки списък с рутинни задачи, изпълнявани автоматично, са скрити коварните губители на време. Маскират се като невинни и дори привидно важни неща. Необходима е ревизия! Помислете за какво са изразходвани вашите минути и часове, запомнете всичко и осъзнайте - наистина ли имате нужда от този вид работа или свободно време? Наистина ли трябва да влизате в Odnoklassniki всеки час, това наистина ли ви дава необходимата почивка от работа? Наистина ли имате нужда и се интересувате от класове в кръжок по бродиране? Наистина ли си струва да говорите с определен скучен колега петдесет минути подред всеки ден, страхувайки се да не го обидите с бързо съкратен разговор? Това е вашият ден, а в него има само 24 часа!

Не губете и не се губете

Според съвременни изследвания, един работещ човек прекарва средно 150 часа годишно в търсене на изгубени вещи. Тоест, тези неща не просто мистериозно изчезнаха по заповед на зли сили - те бяха не на мястото си и следователно не можеха да бъдат намерени. Впечатляваща цифра, нали? Спрете да бъдете част от тази глупава статистика. Не хвърляйте вещи, документи, файлове навсякъде. Организирайте всичко веднъж, подпишете го, запомнете го и го поддържайте организирано. Това ще ви помогне да планирате по-добре деня си - защото няма да губите ценното си време в досадното търсене на „изгубени предмети“.

Обмислете личността си

Когато се научите да планирате деня си, не се фокусирайте върху „средната температура в болницата“. Имайте предвид, че всеки човек има индивидуални периоди на ефективност и „безполезност“. Не отлагайте работата до късно вечерта, знаейки, че след осем вечерта няма да можете да измислите нищо. Не си уговаряйте срещи рано сутрин, знаейки, че ще трябва да станете два часа по-рано от обикновено и ще бъдете претоварени. Придържайте се към тези правила, само тогава те ще имат смисъл - невъзможно е да планирате деня си, ако имате нередовен дневен режим и може неочаквано да си легнете пет часа по-късно от обикновено. Можете, разбира се, сутрин, просто за забавление, да прочетете хороскопа за днес и под впечатлението да промените всичките си планове, но зависи от вас да решите дали си струва. Подгответе новия си ден от предишната вечер или още по-добре седмица предварително за по-голяма ефективност.

Прогонете перфекционизма

И делегирайте пълномощия по-смело. Ако има на кого да делегирате част от работата, направете го. Внимание, не говорим за прехвърляне на работата ви на невинни хора, но ако имате помощници, трябва да използвате тяхната помощ. Само защото правят нещо, което не е във вашия стил, не е причина да поемете всичко върху себе си. Когато планирате нещата, разпределете задачите веднага, а не под натиск на обстоятелствата - това ще спести време и ще ви позволи да планирате деня си ефективно.

Има време за бизнес и време за забавление

Когато съставяте „лист със задачи“ и график за деня (седмица, месец), планирайте не само почивката си, но и почивката си. Може би на пръв поглед това може да изглежда неестествено, но всъщност този подход е не само удобен, за да се научите как да планирате времето, но също така ще ви позволи да направите свободното си време по-разнообразно и да видите в перспектива какъв вид забавление ви липсва. // charla.ru

здравей В тази статия ще говорим за планирането на вашия работен ден.

Днес ще научите:

Защо да планирате работния си ден;
Кому е нужно?
Как да планирате правилно работния си ден.

Планиране на вашия работен ден

През 21 век ритъмът на живот значително се ускори и продължава да набира скорост. Ако преди, за да постигнете успех, трябваше да свършите едно количество работа, сега трябва да направите много повече, за да постигнете успех. И хората започват да се сблъскват с липса на време. Ако преследваме всички ежедневни задачи, които животът ни поставя всеки ден, изобщо не остава време.

Планирането на работния ден е инструмент, който помага не само да се използва ефективно работното време, но и да се намали. Това не е тривиален списък със задачи, който трябва да бъде попълнен в строг ред. Планирането е способността да избирате какво трябва да се направи, защо и кога.

Ето защо правилното планиране не само структурира всичко, което правите през деня, но и освобождава вашето време. На първо място, трябва да направите най-важните неща - това е основното правило. Полезно е за всеки човек, който има свободно време на работа и няма ясен график, да разпредели правилно времето си.

Какво включва планирането?

Планирането на работното време включва:

Определяне на приоритети.
Избор на важни задачи.
Намиране на най-добрите начини за разрешаването им.
Намиране на работа в свободното време.

Приоритизираневи помага да разберете какво се нуждае от внимание, какво може да се разреши от само себе си и какъв проблем просто трябва да бъде игнориран. Времето и информацията са станали много по-ценни от преди и е безсмислено да се вълнувате от нещо, което не носи резултати.

Избор на важни задачи- почти същото като приоритизирането, само в рамките на един работен ден. Вие избирате какво ще доведе до важен резултат, какво трябва да се направи спешно и какво може да бъде отложено.

Намиране на по-добри начини за решаване на проблеми- много важен момент. Когато планирате, трябва да имате предвид не само какво ще правите, но и как най-добре да го направите. В същото време е важно не само да спестите време, но и да направите всичко възможно най-бързо и ефективно.

Работа със свободно време също трябва да бъдат включени в работния план. Имате ли свободни 2 часа на ден, които можете да отделите за нещо? Можете да кажете на шефа си за това и той ще ви натовари с работа, можете да се образовате или да положите усилия в разработването на собствен проект.

Защо е важно да планирате работния си ден?

Всеки, който някога се е сблъсквал с работа на свободна практика, бизнес или „работа на воля“ (като такси), разбира отлично важността на организирането на задачите през целия ден. Но например повечето офис служители не смятат за необходимо да планират работния си ден.

всъщност основна причинапланиране на работния ден - повишаване на собствената ефективност. Ако слушате собственото си тяло, можете да разберете, че някои неща работят по-добре за вас в един момент, а други в друг. Например, за вас е по-удобно да се обаждате на други компании след обяд, тъй като вече сте се събудили, но все още не сте уморени, а монотонната работа се приключва по-бързо вечерта, така че е по-добре да отложите въвеждането на информация в базата данни до 5 - 6 часа.

Планирането на работния ден взема предвид не само основните елементи за решаване на проблеми, но и личните предпочитания на всеки човек. Управлението на времето не е предназначено да принуждава всички да работят по един и същи начин на работа с висока производителност. Трябва да адаптирате задачите си към характеристиките на вашето тяло.

Организирането и планирането на вашия работен ден ви позволява да правите повече за по-малко време, оставяйки време да правите нещата, които ви харесват.

Кой трябва да планира работния си ден?

Всеки човек трябва да може да планира работния си ден. По този начин можете да спестите време и да работите по-ефективно. Но има 3 категории хора, които просто трябва да се занимават с лично планиране.

. Най-недисциплинираният работник е на свободна практика. Той няма ясен график и само крайният срок му напомня, че е време да седне да направи нещо. Ето защо е много важно фрийлансърите, които работят с няколко клиента, да планират работния си ден. Често се оказва, че новите поръчки се появяват с разлика от един или два дни и ако чакате последния момент, може да не ви стигне да работите по два проекта.

Бизнесмени. Тук всичко е почти същото като на свободна практика. Особено ако е онлайн бизнес. От една страна можете да се отпуснете у дома, докато служителите ви работят, но от друга страна този подход неизбежно ще се провали. На Запад сред бизнесмените процъфтява култът към работохолизма. Те вярват, че ако не работиш 60 часа седмично, това означава, че си мързелив и няма какво да правиш в бизнеса.

Мениджъри. Лидерът не винаги ще бъде бизнесмен. Собственикът на компанията може да не приеме активно участиев делата на фирмата си, но нейният директор поема отговорността за работата на целия механизъм. Ето защо ръководителите на средни и големи компании трябва да използват времето си ефективно, защото техните решения определят бъдещето на компанията в дългосрочен план. Планирането на работния ден на мениджъра е начин най-ефективно да разпределите времето си между стратегически важни задачи.

Методи за планиране на работния ден

Може да има много методи за правилно планиране на работния ден. Но един от най-ефективните е Матрицата на Айзенхауер. Същността му е следната.

Има 4 квадрата:

Квадрат А - Спешни и важни дела.
Квадрат Б - неспешни и важни дела.
Квадрат C - спешни и маловажни въпроси.
Квадрат D - неспешни и маловажни въпроси.

Квадрат Атрябва почти винаги да остава празен. При правилно планиране всички важни задачи трябва да се установят в квадрат B и да бъдат завършени, когато се приближат до A.

Квадрат Бса важни неща, които ще ви помогнат да постигнете целта си. Това включва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 1 работен ден.

Квадрат Созначава спешни и маловажни задачи, които трябва да бъдат делегирани на други. Ярък примерспешни, но маловажни въпроси - обадете се на потенциален клиент. Един служител може да направи това, по-добре се съсредоточете върху други неща.

квадрат D,означава, че има неспешни и маловажни неща, които не ви приближават до целта ви, не дават положителни емоции и по принцип не са необходими. Всички безполезни идеи трябва да бъдат записани в този квадрат.

Това разделение на задачите според тяхната важност и спешност ви позволява да разберете на какво трябва да обърнете внимание през работния ден и за какво можете безопасно да забравите. Матрицата помага не само в работните процеси, но и в ежедневието. Ако искате да научите английски, той е интересен за вас и ще ви помогне в кариерата - това е квадрат B. Но ако искате да научите испански само за да го знаете, това е D и можете спокойно да забравите за то.

Правила за планиране на работното време

Има няколко правила за ефективно провеждане на работния ден. За удобство ще разделим деня на 3 части:

Начало на работния ден.
Основен работен процес.
Завършване.

Сутринта е най важен етап. В зависимост от това колко сте спали, как сте ставали и какво сте правили, ще зависи вашето настроение, психологическа нагласа и представяне.

Принципите на „правилната“ сутрин включват следното:

Положително отношение. Ако се събуждате всеки ден с мисълта, че мразите работата си, производителността ви ще намалее. Опитайте се да започнете сутринта си с приятни мисли.
Опитайте се да не се "люлеете". Забелязали ли сте, че след като станете сутрин, ви трябват още 30 - 40 минути, за да дойдете най-накрая на себе си? Това е време, което не си струва да губите. Веднага след като се събудите, вземете душ, сварете кафе и вместо да прекарвате половин час в нищото, можете да закусите на спокойствие.
Спокойна закуска и път за работа. Започването на деня без бързане е много важно. Когато бързате, тялото ви изразходва допълнителна енергия и нерви, които биха могли да бъдат използвани за по-продуктивна работа. Ако не можете да си позволите обилна закуска и спокойно пътуване, лягайте си по-късно и ставайте по-рано.
Ключови задачи. Повечето успешни бизнесмени са склонни да казват, че най-важните задачи трябва да се изпълняват сутрин. Както се казва: „Ако искаш да направиш всичко, изяж една жаба за закуска“. Ролята на жаба е задача, която изобщо не искате да поемате. Направете го сутрин и положителното настроение от факта, че „жабата е изядена“ ще продължи през целия ден.

Основният работен процес се състои от следните задачи:

Решете спешни проблеми. Важно е да разберете, че ако по време на работния ви ден се появи някакъв спешен въпрос, не е необходимо да насочвате цялото си внимание изключително към него. Първо трябва да разберете дали е важно или не. Ако е важно, тогава трябва да започнете да работите по него незабавно. Ако не, прехвърлете отговорността за изпълнението му на друго лице.
Спазвайте крайните срокове. Всеки ден трябва да си поставяте приблизителни срокове, в които трябва да се справите с целия обем от задачи. Важно е да не е „Направете всичко преди 18 часа“, а „В 14:00 – започнете да правите план, в 15:00 – анализирайте показателите, в 16:00 – направете отчет“ и т.н.
Ред на работното място. Това е подразбиращ се, но много важен момент. Ако бюрото ви е бъркотия, очите ви постоянно ще се губят сред него. И ако на работното ви място има някакъв чужд документ, можете да започнете да го изучавате и просто да загубите 20 - 30 минути.
Не следвайте импулси. Това е най-важното. Има някои задействания, които ви карат да преместите вниманието си от работа към нещо по-малко важно. Обадете се на приятел, докато преглеждате плана си за продажби? По-добре е да не правите това, тогава ще загубите концентрация и лесно можете да загубите работен дух.
Групирайте рутината си. Това е много важно. Ако трябва да направите 60 телефонни разговора през деня, тогава е по-добре да ги разделите на няколко малки групи, по 10 - 15 наведнъж. След като се обадите, можете да изпълните друга задача. Постоянно преминаване от рутина към активна работа, можете да направите много повече.

Краят на работния ден се основава на следните принципи:

Довършете каквото трябва. Има група от неща, които попадат в квадрата „важни, но не спешни“. Най-добре е да ги завършите през работния ден и винаги дръжте квадратчето „важно и спешно“ празно.
Проверете резултатите си спрямо вашия план. Всичко, което сте направили през деня, трябва да се сравни с това, което сте планирали. Ако току-що сте започнали да планирате работния си ден, тогава малките отклонения от плана ще бъдат в ред. Опитайте се да ги запазите възможно най-малко.
Направете план за следващия ден. Най-добре е това да стане в края на предишния работен ден. По този начин ще поддържате работен дух и в същото време е важно да съставите реална програма за работа.

Ако сте мениджър, тогава през работния ден трябва да работите в тясно сътрудничество със секретарката си.

Моля, не забравяйте, че това са общи съвети. Те не вземат предвид вашите индивидуални характеристики. Ако ви е по-удобно да вършите спешна работа следобед, а не сутрин, това е ваше право. Ако предпочитате да свършите голяма, трудна задача последна и тя не се отразява на настроението ви за един ден, направете я последна.

Планирането на вашия работен ден трябва да бъде индивидуално.

Основни грешки при планиране на работния ден

Въпреки факта, че практиката на управление на времето е твърдо установена в живота ни, повечето хора се ангажират типични грешкикогато планирате работния си ден. Ето някои от тях.

Грешка 1. Грешно приоритизиране.

Матрицата на Айзенхауер ни казва, че трябва да правим важни неща. Но много хора могат лесно да се объркат какво е важно за тях. Квадрат А, който трябва да остане празен и отговаря за спешни и важни въпроси, често се бърка с Квадрат С, където са натрупани маловажни въпроси, изискващи незабавно внимание.

Важно е да запомните, че трябва да изразходвате енергията си изключително за това, което е важно за вас в даден момент. Трябва да работите за бъдещето, когато нещата могат да бъдат оставени настрана и планирани мъдро.

Грешка 2: Прекарване на твърде много време за дребни неща.

За да обясним защо е необходимо първо да направим „основното“, а едва след това малките неща, ще използваме закона на Парето. Казва, че 20% от усилията дават 80% от резултатите. Тоест, когато работите върху нещо важно, изразходвате 20% от усилията и постигате 80% от резултата. Когато работите върху малките неща, получавате 4 пъти по-малко резултати и харчите 4 пъти повече усилия.

Нека да разгледаме един малък пример.Трябва да стартирате рекламна кампания. Ако създадете 10 рекламни послания, съпоставете ги ключови думии фрази и стартиране на подготвени сайтове, тогава това ще бъде 20% от работата, което ще даде 80% от резултата. Но ако прекарвате време в редактиране на шрифтове и изображения, подбиране и изглаждане на фрази и търсене на допълнителни платформи за реклама, ще отделите много повече усилия. Всичко това ще трябва да се направи, но след началото на рекламната кампания, когато постигнете първия резултат.

Грешка 3. Липса на време за лични въпроси.

Всеки човек трябва да има личен живот и свобода да избира професия. Ако имате много работа и не намирате един или два часа, за да се занимавате с хобито си, тогава това е лошо планиране на деня ви. Планирането на вашето работно време е важно не само защото ви позволява да свършите повече. Дава ви възможност да правите това, което искате, без да бързате.

Ще се случи, но липсата на житейски план гарантира, че животът или тече случайно, или се развива според плановете на други хора.

Визия за живота ми: „Е, ще завърша училище, ще отида в колеж, ще започна работа, след това ще се оженя... Е, вероятно ще имаме дете, ще решим за апартамент, кола и вила . След това се пенсионирайте - и си почивайте!“ - не планиране на живота, а възпроизвеждане на стандартен шаблон. Това е история за това как обикновено се случва с хората и признание, че животът ми ще тече като всеки друг, по добре утъпкан коловоз.

Планирането на живота е изграждането на конкретен план за вашия живот за година, 3 години, 5 и 10 години и след това, където се поставят високи и вдъхновяващи цели. Първият човек, който започва да планира живота си (от известни личности), беше Бенджамин Франклин.

Подобно на дългосрочните планове, планирането на живота е доста рядко явление. Едва повече от 3% от руското население има добре обмислени планове за живота си, особено добре обмислени и писмени планове.

Повечето хора живеят, без да си поставят никакви цели: поставянето на цели е напълно заменено от мечти, фантазии, мъка, че „всичко не е наред“ и нищо: или телефонът звънна, или има страхотен филм по телевизията.

Планът е скок в бъдещето. Вашият дневен план е вашето бъдеще днес. Месечен и тримесечен план е бъдещето на една ефективна организация. Вашият план за годината и за живота е вашето бъдеще. Малко са хората, които живеят в бъдещето.

Колко хора срещате, които сериозно планират живота си, вечер изграждат картина на деня, който им предстои, сутрин си поставят задачи, правят план за деня и изпълняват този план?

Защо имате нужда от планиране на живота?

И най-успешният, и най-безполезният човек на планетата имат 24 часа на ден. Но първият постига много, докато вторият може да затъне в блато от неуспехи. Тайната на това несъответствие е как и с какво се запълват тези 24 часа. Първият гледа на живота като на дългосрочен проект, докато вторият, най-вероятно, малко мисли за бъдещето - живее за днес и нищо повече. Планирането на живота е важно за тези, които подхождат към живота си отговорно, които искат да направят и постигнат много в живота. Планирането на живота обикновено привлича резултати и е тревожно, тъй като принуждава живота да влезе в определена рамка.

Какво бихте казали на строителите, които, като се готвят да построят вашата дача, искат пари предварително и казват: знаете, няма да изготвим проекта, това намалява свободата на творчеството и като цяло не сме свикнали към него. Каквото и да стане, ще го изградим. Бихте ли им дали пари? Има чувството, че не. Сега си представете, че градите живот. Имате ли проект за живота си? Това по-малко отговорно ли е за вас? Бихте ли си дали пари като строител на живот?

Планирането на живота е обмисляне на живота ви, така че неговият резултат определено да ви хареса. Необходимо е да развиете успех в бизнеса и живота, да подобрите способността за изграждане на взаимоотношения, да укрепите здравето си и да подобрите благосъстоянието на себе си и на вашите близки: създайте жизнена база. Можете да мечтаете красиво, но сериозните хора мислят за крайния резултат.

Вася беше творческа личност и работейки през безсънни нощи, той пише много прочувствени стихове в своето село. Неговата приятелка Маша и неговият приятел Федя харесаха стиховете, в резултат на което, въз основа на общи интереси, Маша се ожени за Федя, който също направи добри пари като машинен оператор. По този повод Вася написа още една стихосбирка и изпрати всичките си стихове в града... Когато Вася умираше, душата му беше стоплена от малка сива брошура: стиховете все още бяха публикувани в оскъден тираж, въпреки че никога не са били разпродаден. Тъй като Вася беше изключително беден, погребението му беше организирано от Маша и Федя, които отдавна бяха построили здрава къща, отгледали деца и засадили красива овощна градина. Разбира се, никой не може да нарече Федя, за разлика от Вася, възвишен и творчески човек, но как бихте оценили резултата от живота им?

Морал: успехът на един проект се определя не от силата и възвишеността на намеренията, а от размера на действително постигнатите резултати. („Формула за успех или житейска философия на ефективния човек“)

Митове за планирането на живота

Планираният живот е скучен.Никога не е вярно. Планираният живот ви позволява да поберете много по-голям брой събития и приключения. Представете си, че когато се приготвяте да отидете на почивка, слагате някак си нещата в куфар: няма да побере много. И ако сте сгънали внимателно нещата си, сте запълнили освободените места с дребни неща - повече ще се поберат в куфара ви. И в живота е така.

Планът ограничава развитието.Това е така, ако планът е малък, прост и невдъхновяващ. И ако сте написали Maximum of Life и изведнъж сте осъзнали, че има много малко време, а има много за правене, ще се развивате с тройна скорост!

Планът не дава свобода на творчеството. И това не е вярно. Никой не ви пречи всеки ден, месец, година, три години да преработвате и финализирате плана си, за да коригирате вече написаното и да добавите нещо ново.

Планираният живот ви пречи да се насладите на настоящето. Глупости - просто дава и то с резерва, особено ако го планираш. И ако не знаете как да планирате, ще се наслаждавате на настоящето само на пристъпи и в собствена вреда. ВижтеПобързайте да живеете в настоящето

Интелигентно планиране

Ако сте установили живота си и чувствате, че сте способни на велики неща и постижения, помислете за своя Максимален живот.

Животът може да бъде невероятно красив - нека го направим такъв!