Este foarte ușor să te încurci în ciclul evenimentelor vieții. Copiii sunt învățați să-și distribuie timpul corect de către adulți, care adesea ei înșiși amână totul pentru mai târziu. De regulă, acest „mai târziu” nu vine niciodată. Toate sarcinile planificate sunt ușor lăsate deoparte de către ceilalți și, în cele din urmă, se transformă într-un singur pachet continuu de probleme nerezolvate.
Problema constă cel mai adesea nu în numărul de cazuri, ci într-un program irațional întocmit. Oamenii nu acordă suficientă atenție planificării activităților lor. Dar petrecând foarte puțin timp personal învățând elementele de bază ale managementului timpului, puteți economisi mult în viitor. Atunci în viață va fi un loc nu numai pentru problemele eterne, ci și pentru tine și familia ta. Una dintre cele mai simple și tehnici eficiente planificarea este principiul Eisenhower.
Care este esența tehnologiei?
Principiul matricei Eisenhower este distribuția competentă a sarcinilor în funcție de gradul de importanță a acestora. Ajută la împărțirea întregii liste de sarcini în importante și neimportante, urgente și nu atât de urgente. Folosind matricea, puteți determina perioada de timp care va fi necesară pentru a rezolva problema, deoarece ceva necesită mai multă atenție, iar unele lucruri nu merită nici măcar cinci minute petrecute cu ele.
Pentru a obține succes, trebuie să urmați un anumit algoritm. Ordinea acțiunilor necesare depinde de prioritatea sarcinilor. De regulă, diverși factori te împiedică să te concentrezi asupra unui singur scop: probleme personale, oameni din jurul tău, obiceiuri etc. Metoda Eisenhower te poate ajuta să scapi de punctele slabe și să te concentrezi doar pe acțiuni utile.
Cum a apărut acest principiu, de către cine a fost format?
Principiul descris al managementului timpului a fost susținut de cel de-al treizeci și patrulea președinte al Statelor Unite ale Americii, Dwight David Eisenhower. Politician Nu puteam lăsa o singură sarcină nerezolvată, așa că am încercat să-mi fac programul cât mai rațional și optimizat posibil. Ca rezultat, Eisenhower a convertit toate sarcinile într-o matrice.
Astăzi, metoda președintelui este folosită de angajații de birou, managerii și directorii superiori. Acest lucru sugerează că această metodă prioritizarea este cu adevărat eficientă și relevantă.
Ce este matricea lui Dwight Eisenhower?
Pătratul Eisenhower (sau principiile se bazează pe construcția unei matrice. Elementele de bază ale matricei sunt axa importanței (abscisa) și axa urgenței (ordonată). Intersecția lor reciprocă dă patru pătrate, fiecare dintre ele umplut cu sarcini în funcţie de repartizarea lor.
Deci, mai întâi trebuie să decideți ce este important și ce este urgent. Problemele importante au cel mai mare impact, iar sarcinile urgente necesită finalizare imediată. În general, se formează o imagine care oferă o imagine completă a stării de fapt.
Matricea vă va permite să setați prioritățile potrivite - ce poate aștepta și ce nu poate fi amânat.
Ce este inclus în pătratul A?
Primul pătrat, situat în colțul din stânga sus, se numește pătratul A. Cele mai importante și urgente sarcini sunt scrise în această celulă. În mod ideal, acest pătrat ar trebui să fie gol, deoarece timpul distribuit rațional face posibilă evitarea prezenței unor astfel de cazuri în principiu.
Cazurile de importanță sporită includ:
- probleme de sănătate care apar de obicei în momentele cele mai nepotrivite;
- orice ar putea avea un impact negativ asupra rezultatelor operațiunilor;
- sarcini, nerespectarea acestui lucru ar putea duce la noi probleme.
Stăpânirea de sine a unei persoane este responsabilă pentru plinătatea acestui pătrat. La urma urmei, dacă în celula A apar în fiecare zi cazuri noi, principiul Eisenhower nu va ajuta. Aici ar trebui să ne întoarcem la managementul timpului în principiu, dar mai întâi trebuie să ne ocupăm de toate lucrurile care vor umple pătratul A în viitorul apropiat.
În ciuda celei mai mari priorități a acestui pătrat, puteți delega altcuiva soluția problemelor care umplu celula. Dar asta numai dacă acest lucru este posibil, iar chestiunile nu necesită neapărat participarea personală.
Ce sarcini implică pătratul B?
Această parte a matricei este plină de activități zilnice. De regulă, aceasta include tot ceea ce merită cea mai mare atenție. Acestea sunt chestiuni importante, dar nu urgente, cele mai multe care sunt asociate cu activitățile umane de bază. Urgența scăzută a sarcinilor vă va permite să nu luați decizii pripite, iar o abordare constructivă și rezonabilă va face posibilă finalizarea tuturor sarcinilor mai eficient.
Activitățile persoanelor care rezolvă în principal probleme din pătratul B sunt mai productive. Cu rezultate bune la muncă, astfel de oameni au suficient timp pentru viața lor personală și nu se confruntă cu stres constant. Acest pătrat este alcătuit din sarcini care sunt de puțină importanță și, poate, într-o oarecare măsură banale, dar în acestea constă în principal activitatea umană.
Sarcinile din sectorul B influențează foarte mult atât bunăstarea morală, cât și cea materială. Acestea sunt sportul, dieta, somnul, activitățile educaționale și de muncă - acele lucruri de care nu te poți lipsi, dar de obicei li se acordă cea mai mică atenție, lăsând multe la voia întâmplării.
Ce activități sunt incluse în pătratul C?
Pătratul C include acele lucruri care nu te apropie de scopul tău prețuit, ci, dimpotrivă, încetinesc evenimentele și întârzie îndeplinirea sarcinilor cu adevărat importante. Cel mai adesea, ele necesită o investiție urgentă de timp, dar distrag atenția și duc în rătăcire. Aici este important să vă amintiți întotdeauna rezultatele activităților și obiectivelor dvs. și să nu treceți la lucruri secundare.
Puteți include în siguranță treburile casnice și promisiunile făcute cuiva din acest sector. În general, aceste chestiuni nu sunt atât de importante, ci urgente.
Ce este inclus în pătratul D?
Pentru oamenii care nu știu să planifice corect timpul, lucrurile din acest pătrat ocupă cel mai mult timp. Aceste sarcini pot fi numite nu probleme, ci griji plăcute, care, în plus, nu aduc absolut niciun beneficiu rațional. Influența pătratului D trebuie, dacă nu eliminată, atunci cel puțin încercată să fie redusă.
Nu înlocuiți odihna cu monitorizarea fără scop rețelele sociale, vizionarea de emisiuni sau seriale TV, discuții goale la telefon. De asemenea, îți poți petrece timpul liber în folosul tău și al celor din jur: familie, cei dragi și prieteni.
Unde este folosit principiul lui Dwight Eisenhower?
Tehnica descrisă pentru distribuirea sarcinilor este folosită nu numai pentru a raționaliza timpul. Analiza accelerată conform principiului Eisenhower este utilizată, de exemplu, pentru a determina funcțiile necesare ale unităților de vânzare cu amănuntul. Îmbunătățirea produsului în toate etapele ciclu de viață a primit denumirea Acest principiu combină tehnici economice și tehnice pentru determinarea relației dintre proprietățile unui produs și costurile acestuia. Acesta din urmă trebuie să fie logic și să plătească.
Care este principiul Eisenhower în FSA a fost studiat de mulți experți din țări cu economii de piață: Franța, Germania, Marea Britanie și SUA. Drept urmare, s-a relevat faptul că, pentru a determina gama de funcții relevante ale unui obiect, este important să se mențină proporții între necesitatea și costul acestora. Principiul Eisenhower în FSA este de a analiza un produs și de a-i distribui proprietățile în trei categorii:
- Categoria A. Funcții principale sau fundamentale: scopul direct al produsului, pentru furnizarea căruia este necesară cheltuirea unei sume mai mari de bani.
- Categoria B. Funcții secundare ale produsului care sunt asociate cu cele principale. Prezența unor astfel de completări este binevenită, dar absența nu afectează prea mult vânzările.
- Categoria C. Funcții de prisos, a căror absență nu va afecta în niciun fel calitatea produsului. Evitând cheltuielile pentru suplimente care sunt complet inutile, puteți economisi mulți bani.
Practica aplicării principiului Eisenhower
Nu este deloc necesar să distribuiți sarcinile exact sub forma unei matrice - într-un pătrat, dar la început puteți face exact asta pentru a asigura claritatea. Este convenabil să convertiți unul standard în mai multe liste sau plan general, unde cazurile din diferite pătrate sunt evidențiate color. Deci, de exemplu, sarcinile simultan urgente și importante (pătratul A) pot fi scrise cu cerneală roșie, importante dar nu urgente cu verde (sectorul B), sarcini neimportante, dar urgente (pătratul C) cu albastru și cu negru - neimportante și neimportante -urgent. În același timp, gradul de importanță al unei anumite probleme ar trebui evaluat nu în minte, ci pe hârtie. Așa iau contur sarcinile și implementarea lor devine mai realistă.
De ce ar trebui folosită această metodă?
Principiul vă poate ajuta să vă schimbați viața în ceea ce privește raționalizarea timpului personal. Utilizare această metodă vă permite să petreceți mai puțin timp pe sarcini inutile și să faceți cele mai promițătoare lucruri, precum și să dedicați suficient timp odihnei adecvate, evitând așa-numitele pierderi de timp: televiziune, rătăcirea fără scop prin Internet și altele asemenea.
O persoană care aplică principiile managementului timpului în activitățile sale zilnice nu numai că are mai mult succes decât ceilalți, conform statisticilor, ci și mai sănătoasă, deoarece nu se confruntă cu stres constant asociat cu suprasolicitare și termene limită constante. (principiul Eisenhower sau oricare altul) vă va ajuta să vă optimizați activitățile de viață în toate domeniile.
„De obicei, chestiunile urgente nu sunt cele mai multe important și important– nu cea mai urgentă” D. Eisenhower
Subiectul postării de astăzi va fi prima metodă de analiză a timpului personal și de organizare a propriilor activități în viitorul apropiat.
Așa-numita „Matrice a cazului Eisenhower” este o clasificare a oricăror cazuri viitoare sau în curs, în funcție de criteriile de „urgență” și „importanță”.
Astfel, se disting patru grupuri de cazuri:
- Chestiuni importante și urgente;
- Chestiuni importante și neurgente;
- Chestiuni neimportante și urgente;
- Chestiuni neimportante și neurgente.
În funcție de combinația de criterii, fiecare dintre cazuri trebuie procesat conform uneia dintre opțiuni: „trebuie să o faci singur”, „fă-o singur sau delega-l unui antreprenor de încredere”, „delegă neapărat”, „nu' nu o fac”.
Prima grupă (Importante și urgente) include aspecte, cu un exces din care, presiunea timpului și stresul apar în viața ta. Acestea sunt lucruri care trebuie făcute „imediat”.
De regulă, astfel de cazuri includ proiecte care se încheie, evenimente de criză și sarcini urgente ordonate de sus.
Cazurile aparținând acestui grup, de regulă, joacă un rol cheie în evaluarea acțiunilor dumneavoastră ca specialist. Din acest motiv, nu este posibil să le ignorăm.
A avea mai mult de o sarcină din această categorie în același timp este un indicator că, în viitorul apropiat, munca va începe să ocupe timp personal suplimentar.
Pentru al doilea grup (Important și non-urgent) include activități și proiecte care vizează dezvoltarea proiectului dvs.: analiza activităților finalizate și introducerea de idei noi. Aceasta include și măsuri pentru a asigura viabilitatea proiectului într-un mediu competitiv.
Rezolvarea acestor probleme necesită o atitudine responsabilă, deoarece în viitor rezultatele lor vă vor afecta atât viitorul, cât și situația în care va ajunge proiectul la care participați.
Totuși, principala diferență între acest grup de cazuri și cele „importante și urgente” este că, dacă aveți asistenți competenți, puteți delega unele dintre activități, lăsând o rezervă de timp pentru monitorizarea obligatorie și corectarea eventualelor erori.
„Neimportant, urgent” contează- ceva ce nu este important pentru rezultatul final, dar necesită o soluție imediată.
Din punct de vedere al economisirii timpului, este extrem de neprofitabil să faci singur aceste lucruri, deoarece rezultatul care va fi atins, oricât de precis ar fi, nu are o valoare deosebită pentru activitatea principală. Asemenea chestiuni trebuie delegate fără greș și sub nicio formă nu trebuie să vă ocupați singur de ele.
Grupa 4 – „neurgent, neimportant” – contează, care poate fi descris printr-un epitet minunat care este larg răspândit printre formatorii de management al timpului: "pierderi de timp"
Aceasta ar trebui să includă toate apelurile telefonice, întrebările și evenimentele care sunt generate în principal de cunoscuții dvs. (rude, colegi, prieteni).
Aceste chestiuni nu sunt importante pentru proiectele în care ești implicat, totuși ești forțat să reacționezi la ele, distras de la o muncă mai importantă.
Pentru a începe să utilizați această tehnică în practică, încercați să începeți fiecare zi lucrătoare redactând toate treburile curente sub forma „Matricei Eisenhower”.
- Încercați să reduceți numărul de proiecte de la categoria „important și urgent” la 1-2, pe care trebuie să le faci singur; Majoritatea sunt ale tale orele de lucru poate imposibil de cuprins.
- străduiește-te la toate sarcinile având importanță strategică au fost în piața cu statutul „important și nu urgent”; Este acest statut al sarcinilor care le permite să fie finalizate la timp și cu înaltă calitate. În cazul în care implementați un proiect cu statutul „important și nu urgent”, dar nu vă puteți descurca singur, implicați doar cei care sunt competenți în această problemă. De asemenea, rezervați timp pentru a monitoriza și corecta eventualele erori!
- Lucruri „nu sunt importante, dar urgente” — transmite-l mai departe lui asistenți sau, dacă este posibil, dă-l celor care sunt specializați în astfel de probleme.
- Încercați să eliminați complet „pierderile de timp” din munca dumneavoastră. Nu vă concentrați atenția asupra lor: obișnuiți-i pe cei dragi să trimită mesaje în timpul programului de lucru (sau opriți-vă telefonul personal); evitați conversațiile inactiv, încercați să evitați întâlnirile care nu aduc nimic etc.
34 Președintele SUA Dwight David Eisenhower a fost un om foarte ocupat. Pentru a face mai multe într-o zi, și-a creat-o pe a lui instrument eficient managementul timpului, care astăzi se numește Matricea Eisenhower sau Matricea Priorităților. Care este esența metodei?
Ce este Matricea Eisenhower?
Ideea matricei Eisenhower este de a învăța cum să distingem rapid chestiunile importante de cele neimportante și de cele care nu necesită deloc atenție. Eisenhower a propus împărțirea tuturor problemelor curente și planificate în 4 categorii pe baza principiului urgenței și importanței. Pentru claritate, a desenat un pătrat și l-a împărțit în 4 câmpuri. Fiecare câmp conținea o listă de activități:
- Domeniul 1: Probleme importante și urgente;
- Domeniul 2: Chestiuni importante, dar nu foarte urgente;
- Domeniul 3: Nu este important, dar chestiuni urgente;
- Câmpul 4: Chestiuni neimportante sau urgente.
Cum se lucrează cu pătratul Eisenhower?
Să ne uităm la piața Eisenhower mai detaliat:
- Chestiuni importante și urgente. Ce ai pune in aceasta categorie? Câte lucruri urgente și importante ar putea fi scrise în acest pătrat? Trucul este că planificarea Eisenhower poate fi numită eficientă doar atunci când primul pătrat este întotdeauna curat, fără o singură intrare. Dacă aveți o listă de sarcini pe care le puteți atribui acestui domeniu al matricei, înseamnă că ceva interferează cu munca dvs. productivă: lenea, lipsa de autodisciplină, incapacitatea de a stabili corect prioritățile etc. Toate acestea duc la graba. locuri de muncă, ceea ce are un efect negativ asupra mentalului și conditie fizica persoană.
- Chestiuni importante, dar nu foarte urgente. Eisenhower, când și-a creat sistemul de management al timpului, era sigur că această categorie era cea mai importantă. Plasarea unei sarcini aici în timp util și asumarea implementării acesteia înseamnă oportunitatea de a dedica atât timp cât este necesar rezolvării problemei. De exemplu, o vizită în timp util la un medic va preveni îmbolnăvirea, iar scrierea tezei unui student cu puțin înainte de termen va lăsa oportunitatea de a corecta greșelile.
- Nu foarte important, dar chestiuni urgente. Acest domeniu al matricei Esenhower este menit să plaseze aici lucruri care interferează cu munca eficientă și, prin urmare, necesită eliminare imediată. De exemplu, repararea unui computer stricat, ajutarea soacrei tale să transporte mobila la dacha etc.
- Nu sunt probleme urgente sau importante.În matricea priorităților există și un loc pentru lucrurile pe care le facem în fiecare zi pentru a ne îndepărta mințile de la muncă.
Acestea sunt conversații lungi la telefon, vizionarea unor seriale TV, feed-uri de prieteni, scris scrisori, etc. Adică toate acele lucruri care sunt plăcute, dar nu necesare. Eisenhower, vorbind despre priorități, a numit astfel de activități „pierderi de timp” care afectează negativ productivitatea muncii.
Va fi mai convenabil să lucrați cu pătratul Eisenhower dacă:
- Aranjați sarcinile în fiecare câmp în ordinea importanței, numerotându-le cu litere sau cifre latine. Ar trebui să abordați mai întâi chestiuni mai urgente și mai importante;
- Concentrați-vă în principal pe chestiunile din pătratul 2. Dacă lucrurile din lista celor nu foarte urgente, dar importante se încadrează în pătratul chestiunilor importante și urgente, nu este mare lucru. Principalul lucru este că o astfel de mișcare nu devine o tendință;
- Definiți obiectivele pe termen lung pentru dvs. și schițați sarcinile pas cu pas pentru a le atinge. Distribuiți sarcinile în pătrate;
- Nu vă lăsați distras de la sarcina efectuată în prezent luând pauze pentru fum, verificând e-mailul sau alte chestiuni.
Astfel, matricea creată de președintele Eisenhower este un instrument eficient de management al timpului care a fost folosit cu succes în practică de mai bine de jumătate de secol.
Articole înrudite
Matricea Eisenhower ca instrument de setare a priorităților
Se crede că generalul Dwight Eisenhower a folosit această metodă.
A creat o matrice de clasificare a sarcinilor pe care a folosit-o pentru a-și organiza timpul mai eficient și l-a ajutat să obțină succes - devenind președinte al Statelor Unite.
Toate cazurile, conform matricei Eisenhower, pot fi împărțite în patru categorii în funcție de importanță și urgență
Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre aceste categorii.
A. Important și urgent. Lucrurile din această categorie trebuie făcute imediat. Cuvântul cel mai potrivit pentru ei este „urgență”.
Mâine e examen, dar biletele încă nu s-au învățat și trebuie să termini în grabă ceea ce a fost amânat de multă vreme până mai târziu.
„Trebuie să trăiești în așa fel încât lucrurile importante să nu devină urgente.”
B. Important și neurgent. Cazurile din această categorie sunt cele mai „ jignite” le acordăm cea mai mică atenție, pentru că nu sunt urgente! „Timpul se scurge”, ne gândim la astfel de chestiuni și le punem pe dos. „Examenul este atât de departe, întregul semestru este înainte, nu trebuie să te gândești încă la asta
despre pregătire... Ei bine, mai este o lună până la examen, voi avea timp să învăț totul... Mai e o săptămână întreagă înainte, mai e timp...” Și treptat, din cauza neglijării noastre a problemelor de categorie ÎN se transformă în treburi de categorie O.Și acum este ultima noapte înainte de examen și încercăm cu febrilitate să ne amintim măcar ceva și ne învârte în cap: „Eh, ar fi trebuit să încep să mă pregătesc mai devreme!” Pentru a evita un astfel de scenariu de evenimente din viața ta, mergi la categoria afaceri ÎN trebuie abordat ca pe o investiție care trebuie făcută astăzi pentru a obține un profit mâine.
CU. Neimportant și urgent . Lucruri viclene cărora le place să „se prefacă a fi importante”. Ei se deghează inteligent în cazuri de categorie O, și adesea reușesc să ne înșele: este natura umană să confunde importanța și urgența, de care profită sarcinile de categoria C. Aceste sarcini creează o atmosferă de agitație, tulburare și grabă eternă, dar din anumite motive acest lucru starea de fapt este adesea considerată un indicator al muncii active. Dar chiar și la începutul secolului al XX-lea. clasicul organizării științifice a muncii F. Taylor a remarcat că o întreprindere bine organizată este una în care nimeni nu aleargă nicăieri, nu se agita și toate lucrurile sunt făcute pe îndelete, dar la timp și cu înaltă calitate. Aruncă o privire atentă la corporația ta personală „eu”. Cum merg lucrurile la tine?
D. Neimportant și neurgent("Coș de gunoi"). Chiuvetele noastre de timp sunt cazuri de acest tip. Sunt adesea plăcute și interesante, așa că preferăm să petrecem cele mai bune ore pe ele și atunci nu ne amintim unde a mers atât de mult timp? Astfel de lucruri trebuie să fie „finanțate” pe bază reziduală, altfel vor „mânca” întregul buget al timpului nostru. Dacă respectăm acest principiu, ei se pot transforma din absorbanți în ajutoarele noastre.
Fă-o o regulă: „Voi scrie un eseu despre economie, voi face o temă despre gestionarea timpului și, dacă mai rămâne ceva timp liber, mă voi juca o oră
într-un joc pe calculator” și urmați-l cu strictețe. Apoi se va face munca importantă și va fi timp pentru distracție.
Avantajele matricei Eisenhower:
— ușor de utilizat;
- vă permite să reduceți numărul de sarcini neimportante;
— ajută la identificarea rapidă a sarcinilor și activităților prioritare.
Matricea de gestionare a timpului a lui Stephen Covey
Stephen Covey a fost unul dintre puținii oameni de pe planetă care a știut să gestioneze corect fiecare minut de timp.
Covey a lucrat la original sistem de management al timpului de câțiva ani, punând în ea toată experiența practică pe care o acumulase în sute, și poate mii, de consultații cu oameni de afaceri și pur și simplu oameni de afaceri care visează să stoarce totul din timp. Până la ultima picătură.
Stephen a scris mai multe cărți despre productivitate. Cel mai faimos „Cele șapte obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți”. Descrie obiceiurile pe care trebuie să le ții pentru a deveni mai productiv.
Pe scurt despre fiecare dintre obiceiuri:
- Fii proactiv. Schimbă lumea din jurul tău pentru a crea mediu confortabil pentru atingerea scopurilor, autorealizarea și creația. Ignorați factorii care nu sunt controlați, cum ar fi politica
- Începeți să luați măsuri având în vedere obiectivul final. Oricare dintre acțiunile tale ar trebui să vizeze atingerea acestui obiectiv
- Compune matricea managementului timpuluiși acordați prioritate chestiunilor importante și, în același timp, neurgente
- Acționează cu o strategie Câștig-câștig(câștig-câștig).
Există întotdeauna 2 părți (participanți) în orice problemă. Gândește-te cum să o rezolvi în același timp și în cel mai benefic mod pentru toată lumea.
- În primul rând, străduiți-vă să înțelegeți o persoană este o chestiune de a doua importanță. Dezvoltați ascultarea empatică - acceptând emoțiile, sentimentele și nu doar cuvintele unei persoane. Și nu uita să-l dai pe al tău
- Străduiți-vă să obțineți efectul sinergic. Sinergia înseamnă că întregul este întotdeauna mai mare decât părțile sale. Efectul apare atunci când lucrați la sarcini dificile, precum și atunci când lucrați în echipă
- Ascuțiți ferăstrăul. Îmbunătățiți-vă constant abilitățile de planificare, comunicare și empatie
Cel mai interesant și neobișnuit punct din cele de mai sus este al treilea punct: „Matricea timpului”.
Ce este o matrice de gestionare a timpului și cum se lucrează cu ea
O matrice este un șablon prin care puteți determina succesiune de sarcini.
Din punct de vedere fizic matrice este un pătrat împărțit în 4 pătrate mai mici. Măsurată orizontal urgenţăși pe verticală - importanţă.
Orice sarcină nouă trebuie să fie corelată cu unul dintre pătrate și, în funcție de pătratul selectat, trebuie întreprinsă o acțiune specifică, de exemplu, preluarea imediată a sarcinii sau amânarea acesteia pentru mai târziu.
Opțiuni pentru tratarea cazurilor
Matricea de management al timpului a lui Stephen Covey sugerează 4 opțiuni pentru dezvoltarea acțiunilor.
Dacă este urgent si important, trebuie făcut chiar acum. Ponderea unor astfel de cazuri poate ajunge la 40-50%. Covey susține că sarcinile urgente și importante contribuie puțin la atingerea obiectivelor tale principale. Disponibilitate cantitate mare Astfel de cazuri indică în primul rând o situație de urgență, prin urmare, organizarea necorespunzătoare a timpului de lucru și productivitate personală scăzută.
Dacă este nu urgent și important, atunci trebuie să alocați maximul de timp, atenție și resurse pentru a-l finaliza. Aceste lucruri te conduc la obiectivele tale, ceea ce înseamnă că beneficiul de la finalizare este maxim.
Dacă este urgente si neimportante, trebuie să-l delegeți (încredințați). Încercați să găsiți un interpret pentru care această sarcină este importantă. În acest fel, îți vei economisi timpul.
Dacă este nu urgent și lipsit de importanță- nu o face. Uneori este dificil din punct de vedere psihologic să refuzi să o duci la bun sfârșit, deoarece gândul a devenit deja ferm stabilit în minte că sarcina trebuie îndeplinită. Dacă nu poți să arăți voință și să te învingi, pune sarcina pe o listă separată „De făcut într-o zi”.
Cum să gestionezi o mulțime de lucruri folosind o matrice
Cel mai probabil, ești o persoană foarte ocupată și numărul sarcinilor tale se măsoară în zeci.
Este contraproductiv să încerci să le ții în cap sau să le notezi pe hârtie.
Vă prezentăm LeaderTask - un program specializat pentru analiza cazurilor. LeaderTask sprijină metodologia de gestionare a timpului a lui Stephen Covey.
Creați 4 foldere (proiecte) în program pentru a lucra pe matricea timpului:
Începeți să le completați cu sarcini:
Încearcă LeaderTask pentru a lucra la matricea de gestionare a timpului Covey.
Descărcați LeaderTask
Matricea Eisenhower (numită după cel de-al 34-lea președinte american care a inventat-o) este una dintre metodele de gestionare a timpului pentru a determina prioritățile afacerilor zilei. Matricea arată ca patru pătrate, care sunt obținute prin încrucișarea axelor „Important - Nu este important” pe orizontală și „Urgent - Nu Urgent” pe verticală.
Cum se utilizează această matrice? Doar distribuiți-vă sarcinile acolo (de exemplu, sarcinile zilei) în funcție de importanța și urgența lor.
Problemele importante și urgente sunt cele care sunt foarte importante și nu pot fi amânate. Fără ele, totul se va prăbuși și va fi prea târziu pentru a le face mâine. Aceste lucruri trebuie făcute astăzi, în primul rând - și fără greș. Exemple de sarcini importante și urgente: finalizarea unei sarcini de proiect care urmează să fie scadente; vizită neprogramată la un dentist, traumatolog sau alt specialist; apel telefonic urgent către un client sau o contraparte. În teorie, pătratul problemelor importante și urgente ar trebui să fie gol, dar în practică, uneori fiecare persoană are chestiuni importante și urgente, unele dintre ele sunt cauzate de lene, altele de lipsa de profesionalism, iar altele de forță majoră.
Chestiuni importante, dar nu urgente, sunt lucruri importante care vor deveni urgente în curând. Dacă nu intenționați să așteptați acest lucru și să vă oferiți o cursă inutilă, atunci acordați o atenție deosebită acestor chestiuni. Exemple de astfel de chestiuni: munca curentă (planificată) la proiectele dumneavoastră; planificarea de noi proiecte; evaluarea rezultatelor obţinute pe proiecte.
Lucrurile nu sunt importante, ci urgente. De regulă, acest pătrat include lucruri care nu te apropie de scopul tău, oricare ar fi acesta, acestea sunt lucruri care trebuie făcute, dar numai de dragul de a le face. Felicitări de ziua lui (se dovedește că Vasya s-a născut astăzi), sosirea neașteptată a oaspeților și alte întâlniri neplanificate, forțate, care nu pot fi refuzate. Dacă puteți delega ceva din asta, încredințați-l cuiva, asigurați-vă că o faceți.
Lucrurile care nu sunt importante sau urgente sunt cea mai proastă categorie de lucruri de făcut. Nu sunt importante, nu sunt urgente, dar sunt cele pe care vrei să le faci. Aceștia sunt cei care pierzi timpul - citind reviste lucioase, jocuri pe calculator, vizionarea la televizor și navigarea pe internet.
Important: mulți oameni încep să facă prostii atunci când sunt pur și simplu obosiți. Când vrei, vrei. Deci, aceasta este o decizie greșită. Așa este - planificați o vacanță de calitate (aceasta este categoria Important, dar nu urgent) și odihniți-vă de calitate și nu faceți prostii.
Pe scurt, ca instrument, matricea Eisenhower funcționează și, în plus, se organizează bine dacă o urmezi. Poți fi mândru de tine dacă pătratul „Important și Urgent” este gol mai des: și acest lucru este foarte posibil dacă te ocupi mai des de treburile pătratului „Important, dar nu Urgent”. Așa lucrează profesioniștii!
Vă va fi util să determinați cât de eficient vă petreceți timpul, dacă știți să stabiliți priorități și să delegeți responsabilități.
Scrieți un plan pentru o zi din săptămânal/jurnal. Ce ai făcut, ce sarcini
a decis pe cine ai întâlnit, cine a intervenit în munca ta, cât timp a durat? Împărțiți ceea ce ați făcut în cele patru cadrane ale Matricei Eisenhower, indicând timpul petrecut.
Calculați cum a fost distribuit timpul în cele patru cadrane?
Prelucrarea rezultatelor.
Cadranul I - acele probleme care necesită rezolvare imediată. Sunt atât urgente, cât și importante și așa
și strigă despre ei înșiși: „Fă-o! Luați o decizie! Răspunde la scrisoare! Întâlnire! Pregătește un raport!
Ce ai primit?
Dacă cadranul I a crescut disproporționat, asta înseamnă că termenele și datele te controlează, iar nu tu îți controlezi viața. Poate tocmai ai împins totul la ultima limită? Până la urmă, se poate foarte bine ca sarcinile din cadranul II, care sunt și ele importante, dar nu urgente, să devină urgente pentru că nu ați reușit să le finalizați la timp? Îți lipsește o abordare strategică a problemei. Un manager, sau doar o persoană care se află într-o astfel de situație, se află sub sabia zilnică a lui Damocles a stresului cauzat de o situație de criză continuă. Nu ai nici timpul, nici energia să te gândești la planuri pe termen lung, să pregătești propuneri pentru un produs nou, prietenii tăi, relațiile cu care prețuiești atât de mult, au uitat cum arăți. Te ajungi din urmă cu un tren care pleacă, iar la un moment dat te vei găsi pe un peron gol, cu inima zdrobită.
De ce?
Ți-ai setat prioritățile incorect, nu știi cum să delegi responsabilități și nu ai încredere
pentru angajații tăi, purtați toată povara asupra dumneavoastră. În această stare de lucruri, îți este greu să înțelegi
citeste in sus, pentru ca Nu ai nicio părere, nicio viziune asupra viitorului companiei, ești complet ocupat
probleme importante de astăzi.
Ce să fac?
Învață să delegi responsabilități, formează un adjunct, un substudant, dacă vrei, care te va înlocui dacă este necesar. Pregătește o listă de sarcini pe care angajații tăi le pot îndeplini în locul tău. Examinați foaia de priorități. Mutați centrul de greutate al activității dvs. în cadranul II.
Regula de aur: O criză este mai ușor de prevenit decât de rezolvat.
Cadranul II. Important, dar nu urgent - mare filozofie! Dacă ai reușit să-ți distribui timpul în așa fel încât cadranul II să fie cel mai plin de sarcini, poți fi sincer felicitat!
Ce ai primit?
Ești excelent la „separarea grâului de pleavă”, te concentrezi asupra principalului lucru, ai propria ta viziune asupra tuturor, deoarece ai timp suficient să te gândești cu calm la proiectele actuale și viitoare. Ai relatii bune de afaceri cu colegii tai, ai pe cineva la care sa apelezi cu intrebari si pentru sfaturi, daca este cazul.
De ce?
Sistemul dumneavoastră de prioritizare se potrivește bine activităților dumneavoastră specifice.
Știi să delegi responsabilități și nu pierzi timpul rezolvând problemele altora.
Cadranul III. Nu important, dar urgent? Lucruri mici neimportante obiective pe termen scurt, interese și probleme de moment.
Ce ai primit?
Nu crezi că astupi toate găurile? Sau tu ai aranjat-o astfel? De ce faci cea mai puțin importantă parte a muncii? Cine face restul pentru tine?
Dacă, în plus, locul doi în ceea ce privește timpul petrecut în matricea dvs. este ocupat de cadranul IV, atunci sunteți primul candidat la concediere.
De ce?
Din anumite motive, faci tot ce poți responsabilități de serviciu S-au ales doar cele neimportante. Mai mult, tu însuți ai determinat care este principalul lucru pentru tine și ce este vanitatea vanităților. Dacă tu însuți recunoști că pierzi timpul cu sarcini neimportante, atunci de ce faci asta? Nu aveți obiective sau planuri clare, nici pentru viitorul apropiat, nici pe termen lung. Acest lucru este similar cu sabotajul și tu însuți vei suferi în primul rând de pe urma lui.
Ce să fac?
Dacă ai de gând să cauți un alt loc de muncă, gândește-te mai întâi, pe ce recomandare din partea actualei conduceri te poți baza cu un asemenea entuziasm de muncă? Probabil că mai indicat ar fi să pui ordine la locul tău actual de muncă, astfel încât șeful tău să te lase să pleci cu lacrimi în ochi și cu promisiunea că te acceptă de îndată ce vrei să te întorci. Pentru a face acest lucru, trebuie „pur și simplu” să mutați centrul de greutate al afacerilor dumneavoastră în cadranul II, pentru a deveni un angajat indispensabil și cu adevărat necesar. Pentru a face acest lucru, trebuie să revizuiți imediat lista de priorități, programul sarcinilor și să stăpâniți toate tehnicile de economisire a timpului. Nu ai unde să te retragi, ești într-o criză care s-ar putea termina cu dezastru!
Cadranul IV. Chestiuni neimportante și neurgente. Pentru ce esti platit? Nu te deranjează să cheltuiești
petreci viața făcând lucruri fără valoare? Nu sunt necesare comentarii.
„Problemele urgente nu sunt de obicei cele mai importante,
iar cele importante nu sunt cele mai urgente.”
D. Eisenhower
O analiză preliminară a matricei dvs. Eisenhower a arătat că oamenii care se străduiesc și obțin succes evită să facă lucruri în cadranele III și IV.
Dacă majoritatea cazurilor dumneavoastră sunt în cadranele I și III, vă este util să citiți nota: Cadranele I și III
Să presupunem că ați abordat cu atenție formularea scopului, ați depășit rezistența internă sub formă de frică și amânare și ați găsit o motivație excelentă pentru a obține rezultate. Ești activ și plin de energie! Cu toate acestea, după ceva timp sunteți surprins să observați că, după ce ați lucrat sincer și persistent timp de 8 - 12 ore planificate, nu puteți determina cu exactitate
- ce din ceea ce a fost planificat a fost deja făcut;
- ce rezultat intermediar a fost obținut;
- cu cât sunteți mai aproape de atingerea scopului pe care vi l-ați propus.
Imaginea se dovedește a fi destul de deprimantă: ziua ta este plină de griji, ești mereu ocupat cu ceva, dar rezultatul nu se apropie. În loc să fii mulțumit că ai reușit să mai faci câțiva pași către obiectivul tău, te simți doar obosit și dezamăgit.
„Problema stabilirii obiectivelor”
În managementul timpului, acest fenomen se numește „probleme de stabilire a obiectivelor”. Când o întâlnești, începi să te simți ca un erou celebru mit grecesc antic- Sisif, care este sortit zi de zi să rostogolească un bolovan uriaș în vârful muntelui, căzând în momentul în care scopul este atins. Un astfel de bolovan de neridicat în cazul tău este o grămadă de sarcini zilnice, al căror volum nu scade, indiferent de cât de mult efort ai depune.
Stabilește-ți prioritățile
Deși problema cu care te confrunți este cu adevărat serioasă și de amploare, este foarte posibil să o rezolvi. Dar de unde să încep? În primul rând, înainte de a începe să acționați, trebuie să vă dați seama exact ce doriți să realizați în această etapă și să clasați sarcinile în funcție de prioritatea lor.
Nu începe să lucrezi la o sarcină înainte de a ști exact care este scopul tău și cât de departe te va duce.
Desigur, există o întreagă categorie de sarcini care pot fi îndeplinite haotic, după principiul „descoperit și făcut”. În felul său, acest lucru este chiar util: o astfel de activitate creează o anumită dispoziție și te ajută să te implici în munca ta principală fără probleme. Astfel de sarcini includ, de exemplu, „rutină” casnică: spălarea vaselor, ștergerea prafului, măturarea podelei etc. Lista acestor sarcini zilnice de rutină este mică, iar avantajul de a le face este că vedeți aproape instantaneu rezultatul eforturile tale și După finalizare, experimentezi nu doar un sentiment de satisfacție din munca depusă, ci și un confort fizic destul de tangibil.
Cu toate acestea, când vine vorba de acele sarcini care trebuie rezolvate în timp ce lucrați la un proiect la scară largă, lista de sarcini poate deveni aproape fără dimensiuni. O strategie haotică nu va funcționa aici - la urma urmei, ești limitat în timp pentru a finaliza întregul proiect. Aceasta înseamnă că există un risc mare, în timp ce rezolvăm o mulțime de probleme minore, de a nu avea timp să faci ceva cu adevărat important pentru a atinge obiectivul final. Așa că, înainte de a sari în toate odată, ia-ți câteva minute să te gândești.
Clasificarea sarcinilor curente
Să te gândești la acțiunile tale este o idee bună, dar vrei să o faci nu numai eficient, ci și rapid. O metodă binecunoscută care este utilizată activ în managementul timpului este potrivită în acest scop. Este cunoscută ca matricea Eisenhower. ÎN surse diferite Sunt propuse mai multe moduri diferite de utilizare a acestei metode. Ni se pare că cel mai simplu și mai rațional este cel despre care se va discuta mai jos. S-a dovedit a fi un instrument convenabil pentru aplicare practică, așa că suntem bucuroși să o împărtășim cu voi.
The Matrix poartă numele celui de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight Eisenhower, un fost general de armată. El este cel care i se atribuie inventarea acestei metode, dar, cel mai probabil, meritul lui Eisenhower constă în faptul că la un moment dat și-a exprimat gândul: „Nu toate problemele urgente sunt importante și nu toate chestiunile importante sunt urgente”. Citatul a câștigat popularitate și, desigur, a stat la baza ideii de matrice.
Folosind Matricea Eisenhower, puteți sorta rapid chiar și o listă de activități destul de lungă. Pentru a face acest lucru, notează-ți sarcinile curente (cel mai bine folosind tehnica GTD), apoi evaluează-le pe fiecare în funcție de doar două criterii:
- Este important? (Nu chiar)
- Este urgent? (Nu chiar)
Ca urmare, toate elementele din lista dvs., în funcție de gradul lor de importanță/urgență, pot fi plasate într-unul dintre cele 4 cadrane ale Matricei Eisenhower, care arată astfel:
Este de remarcat faptul că matricea în diverse sisteme managementul timpului are denumiri diferite, la fel cum interpretarea cadranelor poate varia ușor între diferiți autori. Așadar, Stephen Covey, autorul cărții „The 7 Habits of Highly Effective People”, o numește matricea Urgență\Importanță. El oferă recomandări detaliate cu privire la utilizarea acestuia în munca sa. În alte surse, această metodă este numită o versiune vizuală a „Regulilor 4D”, despre care vom vorbi puțin mai târziu.
Cum se lucrează cu cadranele
Matricea Eisenhower nu numai că are multe variații de nume, ci și multe interpretări ale modului de a face față sarcinilor plasate în fiecare dintre cadrane. Ne propunem să ne oprim mai în detaliu asupra a două interpretări, dintre care prima pare mai convenabilă pentru utilizarea de zi cu zi.
Metodă Faceți-Planificați-Delegați-Eliminați
De fapt, numele acestei metode conține deja informații despre cum să faci față sarcinilor pe care le-ai plasat în fiecare dintre cele 4 cadrane. Să ne uităm la asta mai detaliat.
Cadranul 1: Urgent și important
Acestea sunt chestiuni care necesită acțiune imediată, altfel se va întâmpla ceva ireparabil: un incendiu, un bug care ar putea bloca lansarea sau ceva asemănător. Opțiunea ideală este atunci când acest cadran rămâne gol. Ca ultimă soluție, puteți pune sarcini din cadranul nr. 2 în el dacă circumstanțe neprevăzute necesită brusc o soluție urgentă.
Cadranul 2: Important, dar nu urgent
Acesta este cadranul pentru cele mai productive sarcini. Nu este nevoie să le rezolvați chiar acum, astfel încât fiecare poate fi planificat inteligent și implementat eficient. Lucrând la implementarea sarcinilor din al doilea cadran, vei ajunge cu aceeași productivitate, lipsa căreia te-a dus la disperare.
Pentru a optimiza și mai mult munca în acest cadran, puteți clasifica sarcinile plasate în el conform aceluiași principiu de importanță/urgență. În acest fel, puteți acorda mai întâi atenție sarcinilor mai urgente și mai importante (nu „arzătoare”!), apoi treceți cu calm la rezolvarea problemelor mai puțin urgente și importante (dar încă semnificative pentru atingerea scopului).
Cadranul 3: Nu este important, dar urgent
Lucrurile din acest cadran sunt chiar distragerile care perturbă desfășurarea fluidă a procesului de lucru și interferează cu atingerea scopului final. Sunt convorbiri telefonice lungi, discuții inutile care nu au un scop final, nevoia de a te distra pentru a-ți ajuta unul dintre colegi etc. Este recomandat, dacă este posibil, să delegi astfel de chestiuni cuiva care se poate ocupa de ele în locul tău. Ideea principală este să nu le faci singur. Puteți să le delegați sau să refuzați să le executați cu totul.
Cadranul 4: Nu este important sau urgent
Pur și simplu poți uita de chestiunile care ajung în acest cadran. De regulă, acestea sunt câteva dintre dorințele tale de moment care nu au nicio legătură cu obiectivele tale. Dacă un astfel de cadran se dovedește a fi gol, acesta este varianta ideala. Dar chiar dacă există unele sarcini pe care ați dori totuși să le finalizați, amânați rezolvarea acestei probleme pentru o perioadă nedeterminată de timp și reveniți la ele după ce obiectivul principal este atins, dar deocamdată nu merită să vă pierdeți energia. asupra lor și timpului.
Regula „4D”
Pentru a fi corect, trebuie spus că regula „4D” în diverse interpretări nu descrie neapărat cadranele matricei despre care vorbim. Dar unul dintre ele este destul de în concordanță cu descrierile lor date mai sus și poate fi folosit atunci când lucrați cu cadranele:
Efectuați, Delegați, Amânați sau Renunțați (Efectuați (urgent), Delegați (alții), Amânați (temporar), Renunțați).
Efectuați, decideți, delegați, ștergeți (Efectuați (acum), decideți (în ce ordine să faceți), instruiți, ștergeți).
Principalul avantaj al metodei descrise este că vă permite să clasați rapid orice număr de sarcini. În plus, matricea
- Ajută la reprezentarea vizuală a volumului sarcinilor planificate și a gradului de importanță/urgență a acestora. În acest fel, ai ocazia să-ți folosești timpul în mod eficient.
- Cu ajutorul acestuia, puteți împărți cu ușurință sarcinile în grupuri pe baza a doar 2 criterii simple. Dacă nu ar fi această condiție, atunci distribuirea sarcinilor pe cadrane ar fi mult mai dificilă.
Verificați eficacitatea matricei în practică
Puteți utiliza Matricea Eisenhower nu numai pentru a determina care sarcini vă apropie de rezultatul dorit și care creează obstacole în drumul către obiectivul dvs. De asemenea, puteți utiliza această metodă pentru a evalua cât de eficient sunteți în general. Deci, dacă toate sarcinile tale sunt plasate în al doilea cadran, putem spune că ai atins eficiența maximă.
În plus, împărțirea sarcinilor în cadrane vă permite să determinați în mod clar unde se duce exact cea mai mare parte a timpului și energiei dvs. și, de asemenea, sugerează modalități de îmbunătățire a productivității personale. De exemplu, gândiți-vă serios să delegați majoritatea sarcinilor altor membri ai echipei sau, în sfârșit, nu mai pierdeți timp și energie cu lucruri care își găsesc locul în cadranul nr. 4.
Puteți optimiza utilizarea metodei matricei Eisenhower folosind aplicații care există deja în diferite versiuni: versiuni mobile, web și desktop. Și pentru a nu greși în stabilirea obiectivelor și determinarea modalități raționale realizările lor, utilizați serviciul SmartProgress. Cu ajutorul lui de oameni diferiti Au fost deja realizate peste 35.000 de obiective. Ți-ai definit scopul?
Matricea Eisenhower este una dintre cele mai populare și căutate tehnici de prioritizare a sarcinilor.
Autorul său îi aparține celui de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight Eisenhower. A făcut multe experimente de organizare a timpului și, ca urmare, a ajuns la concluzia că că lucrurile urgente sunt rareori importante, iar lucrurile importante sunt rareori urgente.
Eisenhower a venit cu un instrument prin care acest principiu ar putea fi aplicat pentru prioritizarea sarcinilor și separarea sarcinilor importante de cele urgente, dar neimportante. Instrumentul se numea „ Matricea Eisenhower».
Conform matricei Eisenhower, orice sarcină poate fi împărțită în 4 categorii:
- A – urgent și important
- B – important dar nu urgent
- C - urgent, dar nu important
- D – nu este urgent și nu este important
Să descriem în detaliu fiecare dintre categorii.
A – urgent și important
Pentru oamenii organizați care știu să-și gestioneze bine timpul, această categorie de sarcini este aproape întotdeauna goală. Și doar ocazional pot apărea forță majoră, apărând brusc cazuri care necesită o atenție urgentă.
Această categorie, conform clasificării lui Eisenhower, include sarcini pentru care termenele limită se împlinesc, iar nerealizarea acestora poate duce la consecințe dezastruoase în viitor. Adică termene limită, situații de urgență, situații de viață și de moarte.
Exemple de chestiuni urgente și importante:
1) Ai o durere de dinți - nu te poți gândi la altceva decât durerea de dinți
2) Un robinet a explodat și îneacă apartamentul - trebuie să apelați urgent un instalator
3) Livrarea proiectului la locul de muncă - termenele limită se împlinesc, dar proiectul nu este încă finalizat.
După cum am scris deja mai sus, cu cât o persoană este mai organizată, cu atât mai puține lucruri urgente și importante apar în viața lui. De aceea, provocarea cu care te confrunți ca oameni care doresc să învețe cum să-și gestioneze mai bine timpul este să înveți să rezolvi problemele în avans, pentru a nu intra în această categorie.
B – important dar nu urgent
Această categorie include lucruri care sunt importante pentru viitorul nostru, dar care nu sunt pe cărți. Să zicem că vrem să învățăm limbă nouă iar acest lucru ne va ajuta să obținem o poziție mai bună. Sau vrem să alergăm dimineața pentru a fi sănătoși.
Îndeplinirea sarcinilor importante și neurgente ne va ajuta să obținem mai mult succes în viață. Dar, așa cum arată practica, din anumite motive oamenii nu se grăbesc să se așeze pentru ei. Și se întâmplă adesea ca această categorie de cazuri să devină importantă și urgentă. Și atunci stresul este garantat pentru tine.
Exemple de chestiuni importante, dar nu urgente:
1) Sănătatea fizică
2) Instruire și cursuri
3) Rezolvarea problemelor importante de lucru
Dacă înveți să găsești timp pentru a rezolva sarcini importante, dar nu urgente, vei vedea în curând cum viața ta devine din ce în ce mai ușoară.
S – nu important, dar urgent
Pentru a înțelege dacă această sarcină este cu adevărat importantă, imaginați-vă ce rezultat veți obține după finalizarea ei. Dacă rezultatele sunt minime, atunci clasificați acest caz în categoria C.
Exemple de sarcini neimportante, dar urgente:
1) Ajutându-i pe ceilalți - o prietenă a cerut să-și ia câinele la plimbare (pentru a șasea oară într-o lună), este incomod să refuzi.
2) Rata dolarului va crește cu jumătate de procent mâine, trebuie să schimbați urgent 100 de dolari
3) Apelat și solicitat să completeze urgent un sondaj (deși completarea sondajului poate aștepta)
D – nu este important și nu urgent
Aceste lucruri le numim pierderi de timp. Petrecem mult timp pe ele, dar rezultatul acțiunilor noastre este practic zero.